前不久朋友和我吐槽,說在公司不受重用,每次做工作匯報的時候,領導都會有意識無意識的打斷她,總是表現的不耐煩,有時候甚至能夠看到領導鄙視的目光。
在職場中,給領導匯報工作是經常發生的事情,通過匯報工作,領導才能知道你的工作情況和進度。但是,不懂得如何匯報工作,表達的時候沒有任何邏輯可言,東邊說一下,西邊說一句,最后領導聽的云里霧里,根本不知道你要表達什么。
做不好工作匯報,只會讓領導看不起你,認為你的工作能力和水平不行,更不會重用你,影響你未來的職業發展。
要想做好工作匯報,其實很簡單,只要調整好邏輯,有結構的去表達就可以。
在《結構思考力》一書中,分成5個步驟,教你一步步提升自己的結構思考力,有邏輯的表達,讓領導對你刮目相看。
做不好工作匯報,被領導看不起,5步提升結構思考力,重獲信任
第一步:明確理念打基礎
在表達的時候,最重要的就是結論先行,每次表達的時候要有一個明確的觀點,結構思考力表達有4個特點。
(1)結論先行
通常在表達的時候,都習慣先說原因,最后總結結論,其實這種表方式并不好,很難讓人抓住重點。而結論先行則不同,先結論后解釋,先總結后具體,這樣表述結構層次分明,能夠讓人快速抓到主旨,大大提高表達溝通的效率。
(2)以上統下
在溝通表達的時候,任何一個層次上的結論都必須是下一層次內容的總結概括,上面的結論概括,下面足夠的論點作為支撐,做到有理有據,有很強的說服力,能夠明顯提高溝通的效率。
(3)歸類分組
歸類分組也是可以提高溝通效率的,在對內容進行分類的時候,建議最好是3點,不要超過7點,因為人的大腦記憶的時候最容易記住的就是3點,因此在對內容進行分類的時候,最好分成3類,這種分類方式會使條理更加清晰,邏輯更加明確。
(4)邏輯遞進
任何事物都是有邏輯可言的,在溝通表達的時候也不列外,最常見的邏輯就是按照時間順序,不管什么事情,發展變化都離不開時間。
除了時間順序,還有結構順序、重要性順序等等,這些邏輯順序都是符合人們觀察事情的習慣,方便人們理解和記憶。
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步驟二:基于目標定主題
不管是工作匯報還是溝通表達,首先都要有一個明確的主題或者目的。比如:做工作匯報,通過給領導匯報工作,最終達成一個什么效果。
明確了目標之后,接著就是根據目標設置一個交流的主題和有吸引力的開頭。一次成功的表達,開頭一定要足夠有吸引力,才能讓對方愿意聽下去,而不是打斷你。
第三步:縱向結構分層次
這個步驟簡單的說,就是自上而下做總結,搭建一個有邏輯的、層次分明的結構框架。但是要注意,是從對方的角度去思考,結合對方的需求進行表達,依次解決對方心中的疑問。
自上而下,首先從對方的角度思考問題,接著解答疑問,最好提前想好答案,這樣可以提高效率,做到事半功倍。
自下而上,先收集相關的信息,全部羅列出來,接著進行分類,最后直接概括總結。這樣在表達的時候,會使觀點更加清晰。
這種縱向結構在使用的時候,自上而下梳理結構,自下而上充實內容,使整個內容更加豐富有層次,最終形成一個金字塔結構。
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第四步:橫向結構選順序
橫向結構順序可以避免思維混亂,讓人摸不著頭腦。其實,橫向結構有2種。
第一種:演繹論證,這種方式在表達的時候,會更加有說服力,就是從普通的理論出發,利用三段論的形式進行表達,由大前提、小前提、結論三個部分組成。
第二種:選擇歸納,這種方式會讓表達的要求點更加清晰,直接羅列相關的要點即可,如果對方很關注解決方案,這種方式最適合不過。
第五步:形象表達做演示
通過前面4個步驟,這個內容的結構就已經很清晰了,最后形象表達做演示,就是通過類比、引用和整合的方式對觀點進行包裝,讓觀點更加容易被記住和接受。