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項目管理之風險管理:如何系統化應對風險?

添加時間:2021-06-03 17:28:54
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  項目風險是一種不確定的事件或條件,一旦發生,就會對至少一個項目目標造成影響,比如范圍、進度、成本、質量等,項目風險也可能對組織或組織的目標造成影響,比如財務、聲譽等。

  項目從構思的那一刻起,就存在著風險。而應對風險的方式,并不總是規避。項目風險管理的目的在于提高正面風險的概率或影響,降低負面風險的概率或影響。從而提高項目成功的可能性。如果風險給項目造成的威脅在可以承受的范圍內,并且與可能得到的收獲是相平衡的,那么這個風險就是可以接受的,要想在充滿不確定性的大環境下取得成功,組織應該致力于在整個項目期間,積極而又持續地開展風險管理。

  風險識別的主體,應該包含項目中的團隊成員在內的各方干系人,而不只是項目經理。組織中的每個層級,都必須有意識地積極識別,并有效管理風險。系統化的風險識別,是一個反復進行的過程,應該從構思階段開始,貫穿項目規劃和執行的始終。

  識別風險過程的主要輸出,就是初始的風險登記冊,包括已識別的風險清單,以及潛在應對措施清單。對于已識別的每個風險,都要評估其概率和影響,并進行優先排序。

  其中,風險概率是指每個具體風險發生的可能性,風險影響則是風險對于項目目標(進度、成本、范圍、質量)的潛在影響。

  你可以通過訪談或會議的形式來進行風險概率和影響的評估,參與人員包括熟悉相應風險類別的人員,以及項目外部的經驗豐富人員。

  冰山下的風險

  執行中最大的風險,不是那些顯而易見的、冰山上的風險,那些冰山下看不見的風險,往往才是最要命的。通常,項目組中最壞的情況是,大家對項目里的風險避而不談,避談風險的原因可能是:

  缺乏風險的溝通渠道

  提出來也沒有用

  老板會認為自己沒能力管好當前的項目

  沒有人反饋風險,不代表沒有風險

  如果項目經理只能依靠正常的渠道識別項目風險,這類問題就不可避免。那么,如何識別冰山下的風險呢?

  其實,當尋常的渠道不管用的時候,就要看項目經理的信息網絡了。項目經理一定不能脫離團隊。如果沒有群眾基礎,只是坐等著別人給你上報風險,那你的工作就遠遠沒有做到位。一個優秀的項目經理,必須是一個優秀的“情報人員”,上至最高的項目發起人及組織的各層決策者,下至項目最邊緣的人群,比如外包、實習生、短期借調支持人員等,你都要跟他們建立廣泛且深入的聯系

  你需要的是一顆真誠交流的心,去關注項目中的每個角色、每個成員的需求,理解他們的困難,愿意為他們提供發展的機會,幫助他們去獲得更大的成功,僅此而已。

  你識別出的風險越多,項目的風險就越低

  對于發生概率很高的嚴重風險,一定要提前準備風險應對方案和危機應急預案。一旦風險和危機來臨,應急預案就可以有效地降低風險的損失和危機帶來的災難

  同時,在項目排期時,你要確保有相應的故障演練計劃,并且做好充分的準備。也許有些風險預案永遠也用不上,但是這并不是說它們是多余的。在風險降臨的危機關頭,它們的價值就會凸顯出來

  在項目執行期間,已識別的風險會不斷地變化,新的風險也會產生。你需要在每周的項目狀態同步會議上,對風險進行再評估,并通過周期性的風險審查,來識別新的風險

  1.治未病,建立系統性保健機制

  為什么會存在那么多的瞞報呢?

  因為在當時,及時匯報延期往往只會招來一頓責罵。實際上,越是嚴格控制的系統,越是有問題都窩著藏著,很可能一出問題就是大問題。事物的發展,總是從量變開始的。為了防止風險演變成問題,就要在項目早期,建立系統性的保健機制。所謂的“治未病”,就是說要未病先防,事后不如事中控制,事中不如事前控制。

  關于執行中的風險,群眾永遠是最有發言權的。如果這個系統是健康的,一定是可以自行去呈現和反饋風險的。而建立系統性保障機制的關鍵就在于,你要致力于持續改善人與人之間的互動品質,提升項目團隊的健康度。

  經常做匿名的問卷收集或訪談,定期做一場坦誠布公的復盤會,都是系統性保健的好方法。做調查問卷,是項目經理了解團隊的重要方式之一。在每個重要版本結束時,你都可以用調查問卷的形式,收集大家的意見,其中有兩個典型的問題:

  對這個版本研發過程的綜合評分(包括迭代方式、工作量、工作壓力、團隊配合、時間管理等各個方面),這反映了過程滿意度;

  對這個版本功能設計的滿意度,即產品認可度

  你要堅持在多個版本中反復使用,積累數據,你就可以通過各個版本的數據變化,看到團隊狀態的起伏和健康度的走勢。當團隊對產品的發展方向產生疑慮或不認可,抑或是對過程中的管理方式或協作狀態不滿的時候,你要允許團隊各抒己見,充分溝通表達。事先預防永遠勝過事后糾正,如果你有意識地在團隊中構建這樣的常規反饋渠道,系統性風險提示和保健的作用就會逐漸發揮出來。

  項目經理不是只要管理好常規執行風險就可以了,真正會導致項目失敗的致命風險,往往在項目一開始就埋下了。比如,公司高層對于項目的態度和預期、項目目標與組織戰略目標的一致性、項目所依賴的重要資源方的合作關系、競爭對手及行業市場狀況的變化、政策變化、監管風險等。

  一旦致命風險真的發生,很可能會回天乏力。有經驗的項目經理,可以從過往經歷的失敗中,敏銳地嗅到危險的味道。那么,項目經理可以做些什么呢?

  第1步:挖掘出這些致命風險,把它們變為可見的、可談的。很多管理者非常關心執行中的風險,卻對于這類致命風險諱莫如深,只留在自己腦子里,這樣反而是最危險的。致命風險的挖掘,通常會讓我們對項目背景的理解更加透徹,并對那些影響到項目生死存亡的關鍵要事,有更加清晰的認知和規劃部署。

  第2步:正視風險,不存僥幸心理。你要和發起人一起想辦法,發動核心團隊,合力去制定應對策略。

  第3步:在項目的核心團隊中,周期性地梳理和同步風險狀態。

  其實,在互聯網領域,成功突圍者大多都是一路坎坷,從各種致命風險中爬出來的,堪稱九死一生。致命風險的存在,本身就是一種警醒。加速構建核心能力,不斷拓寬“護城河”,才是最根本的應對之道。

  風險是一種不確定的事件或條件,用辯證的眼光看,風險的另外一面就是“機”。互聯網領域的產品創新,大多是一場跳進未知的冒險,這給傳統的風險觀帶來了極大的沖擊。在項目管理的過程中,步步為營的風險管理之外,積極把握不確定性帶來的機會,提升系統的反脆弱能力,達到最優的效果,是項目經理需要持續修煉的功。